Как без потерь перевести сотрудников на удаленку

Удаленная работа стала ближе ко всем офисным работникам. Теперь это наша обыденность, а не только привилегия для фрилансеров. Раньше мы все мечтали работать вне офиса, где-нибудь на курортах Бали. Вот и домечтались. Теперь есть законные основания работать удаленно, только все границы временно закрыты.

Но спустимся с небес на землю. Перед работодателем стоит задача перевести сотрудника на дистант без потерь и ущерба для бизнеса. А работнику нужно знать свои новые права и обязанности при работе из дома. Для всех вас мы расскажем, как работать удаленно с учетом свежеподписанного закона, как оформить перевод и организовать рабочее место дома.

Новая нормативная база для регулирования удаленных трудовых отношений

Дистанционная работа существовала ещё задолго до пандемии. Однако, массовая вынужденная самоизоляция вскрыла все существующие нестыковки и противоречия в вопросе организации удаленки. Из-за необходимости выполнения правил самоизоляции правительству пришлось за полгода сотворить новый Федеральный закон (законопроект 1036217-7), регулирующий работу по трудовому договору в дистанционном режиме. Законодатели выделили три вида удаленки:

  1. Постоянная.
  2. Временная. Временно работать вне офиса по закону разрешается на протяжении не более полугода.
  3. Смешанная. Совместно с работником составляется график работы, по которому часть дней он проводит в офисе, а часть в онлайн формате.

На удаленку могут перевести без согласия работника, в связи с принятием властями решения о введении в регионе ЧС.

Работодателю нужно подготовить и ознакомить всех сотрудников под роспись с локальным нормативным актом и коллективным договором, в которых будет установлено рабочее время вне дома и правила оплаты простоя. Соответственно, если приходится увеличивать рабочее время, то нужно получить на это согласие от работника и оплатить сверхурочные.

Требование быть на связи 24/7 незаконно (если режим работы вы предварительно закрепили). В плане ухода в отпуск или больничный ничего не меняется, все строго по графику отпусков или официальному листу нетрудоспособности.

Удаленному работнику не стоит бояться снижения зарплаты, если объем работы не сокращается.

Даже простой может случиться в домашних условиях, но только по объективным причинам. Тогда зарплата составит 2/3 заработка, если более высокие ставки не закреплены в коллективном договоре.

Увольнение в онлайн формате из шутки превратилось в реальность. Здесь, правда, понятие «прогул» не уместно. Сотрудника уволят, если он два рабочих дня не выходил на связь без уважительных причин. Расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке можно, если работник без уведомления сменил место выхода в онлайн (переезд в другой регион).

Новый закон обязал работодателя обеспечить работника в полном объеме необходимыми средствами и инструментами, обучить его в том случае, если работник не владеет соответствующими навыками.

Как быстро и без потерь переселить сотрудника из офиса

Для этого потребуется:

  1. Быстрый и стабильный домашний интернет;
  2. Естественно персональный компьютер или ноутбук;
  3. Возможно потребуются веб-камера и микрофон.

Когда работник использует для осуществления дистанционной работы свою технику, работодатель обязан возмещать ему понесенные расходы, за износ (амортизацию) оборудования и других технических средств. Документальным подтверждением будут трудовой договор и документы, представленные работником в обоснование понесенных расходов. Компенсация не подлежит обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ и страховыми взносами (в подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Если речь о бухгалтерах, то им, как воздух, потребуется удаленная работа в 1С. Есть готовые и проверенные решения для переезда на удаленку. Специалисты готовы подобрать решение, провести установку и настройку удаленно.

Существует 4 быстрых и недорогих варианта для работы на удаленке:

  • Облачный сервер. В этом случае для ваших программ и телефонии предоставляется отдельный защищенный сервер.
  • 1C-Fresh через интернет. Это способ для подготовленных пользователей 1С. Экономно, быстро и привычно для сотрудников.
  • 1С в облаке. Родная и знакомая 1С из коробки легко и просто переносится в общее облако, доступное из любого удаленного места.
  • Удаленное подключение через 1С-Линк. Для крупных фирм, имеющих собственные сервера. На домашний компьютер сотрудника установят специализированное ПО, с помощью которого можно через интернет попасть в базу данных и программы на рабочем месте.
  • Электронный документооборот. Давно пора было перейти на ЭДО, вот и случай подходящий подвернулся. Теперь документы от контрагентов всегда под рукой на любом рабочем месте, да и выставлять клиентам счета стало намного проще. Всем участников документооборота, имеющих право подписи, необходимо оформить ЭЦП. Хранить подпись можно на внешнем носителе или в облаке.

Если, кроме бухгалтера, переехал в домашний офис отдел продаж и маркетинга, то ему тоже стоит обеспечить комфортные условия работы (но сначала бухгалтеру, а то кто будет считать зарплату и выставлять документы, пока все переезжают). Для дистанционной работы подойдут специальные системы автоматизации, такие как 1С:CRM или Битрикс24.

IP-телефония поможет сэкономить деньги на компенсацию сотрудникам их телефонных разговоров. Звонки будут поступать через сеть интернет. Есть так же возможность интегрировать программу 1С и телефонию, например, с помощью решения БИТ.Телефония.

Необходима организация безопасного рабочего места, обеспечение защиты конфиденциальной информации, персональных данных и коммерческой тайны. На этом пункте не страшно перестараться. Используйте всё возможное:

  • разные пароли для входа в различные системы и аккаунты, усложняйте их, а также настройте запрос пароля после спящего режима компьютера;
  • шифрование данных;
  • безопасный режим на сайтах;
  • двухфакторную авторизацию (например, после набора пароля и логина вам будет приходить смс с кодом);
  • лицензионные антивирусы.

Как проконтролировать работу сотрудников

Контролировать надомную работу — не простая задача, но решаемая. Для этого разработайте оценочные показатели, которые работник должен достигнуть. Руководителям необходимо максимально четко и конкретно ставить задачи перед работником, а лучше всего посылать служебные письма и требовать вести деловую переписку. Устраивайте чаще общие собрания по видео-связи.

Удаленка не так страшна, как кажется. Современные технологии позволяют адаптировать бизнес и сотрудников к дистанционному формату практически без потери производительности труда.

Кому сложно сконцентрироваться на работе в домашних условиях или не хватает коллег, подойдет комбинированный вариант с посещением офиса.

Проблемы непонимания и координации между удаленными сотрудниками со временем пройдут, а компании, которые первыми успешно адаптируются к новым форматам, не только не растеряют свою клиентскую базу, но и приобретут новых удаленных клиентов.

Перейти в источник

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *